究極の書類片付け ScanSnapシリーズ

私が長年,仕事効率化の要として使ってきたツールを紹介したいと思います。

PFUのスキャンスナップシリーズです。

ありとあらゆる書類を,私はPDF化し,パソコンに保存してきました。

使い始めたのは10年ぐらい前だったと思いますが,最初に購入したのはこれです。

これを職員室の机において,渡されるものはすべて取り込んで,即座に紙は捨てました。

他の先生方は机の足下や引き出しには,紙のファイルにとじた大量のプリント,ファイルがありましたが,私は全くなくなりました。

もう革命です。

でも意外なことにあまり使っている人が小学校ではいませんでした。

 

でもそれに目をつけた先生が1人だけいました。

それは事務の先生です。

 

男性でしたから,PCにはもともと明るい人でしたが,私が小型のものを使っているのを見て,学校の備品として大きい方を購入。

学校に届く通達文書など,すべてこれで処理を始めました。

そして以外に面倒なのが,事務の先生に言わせると「受理簿」というやつ。

どんな文書が届いたか,すべて記録していなければならないそうで,この先生は,ファイル名をつけて保存し,これを受理簿としていました。

すごいですね。

ちなみに,お名前は私と同じ後藤先生。

 

でもこうして何度かブログでも紹介しているのですが,あまり良さが伝わらないので,今回は研究室で使っている,大型の方の動画を撮ってみました。

ご覧下さい。とにかく注目するのはスキャンの速さです。

基本的な機能は以下の通りです。
・片面/両面の選択式でスキャンが可能
・白い無地のページは自動的にカットしてくれます。
・プリントを逆さまに入れても自動で文字を認識してくれるので,簡単
・OCR機能があるので,文字データとしてのスキャンが可能(ただし,通常よりも読み取りに時間がかかります)
・保存形式は,PDFかJPGが選択できる
・保存時のデータのサイズを自由に決められるため,きれいに取り込むか,データ量,速さ重視で取り込むかが自由に選べる

 

私が特によい機能だと思うのは,白紙のページを自動でカットしてくれるところです。
あとは,文字認識機能を選べば,文字データとして扱える,つまり全文検索が可能となることです。
データ形式の選択も,大半はPDFですが,学生の作品などを取り込むときはJPGもかなり重宝します。

 

 

 

 

 

 

 

 

これは小さいほうの自宅で使っているものです。

下の白い用紙がB5サイズですので,かなり小さいことがわかると思います。

 

大きい方と小さい方の特徴は,大きい方は,一度に大量のプリントを入れられます。
また,A3のプリントを2つ折りにして,専用のシートに挟むことで,A3サイズのプリントのスキャンも可能になります。

 

小さい方もスピードは同じぐらいですが,とにかく小さいです。
こちらの大きさは次回,写真で載せたいと思っています。

 

現在の私の使用状況は,大きい方は大学の研究室で,小さい方は自宅で使っています。
とにかくおすすめです。

これで大量のプリント,ファイルとはさようならができます。


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